5 Errores que cometen las empresas en su Transformación Digital

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El proceso de transformación digital de una empresa tradicional supone sacar el máximo provecho en toda su cadena de valor de las oportunidades que ofrecen las soluciones digitales. Sin embargo, son muchas compañías las que no son bien dirigidas en este proceso y no hacen una transformación real.

1. NO INCORPORAR LAS HERRAMIENTAS DIGITALES EN TODO TIPO DE ENTORNOS

Para llevar a cabo una verdadera transformación digital es necesario que la incorporación de las herramientas digitales de gestión (BPM, ECM ) se de en todos los entornos, tanto en el tradicional, como en el mercado digital. Muchas compañías las aplican solo en lo digital.

2. ADAPTACIÓN PARCIAL

En el cambio hacia lo digital, algunas empresas adaptan o examinan únicamente los procesos de determinados departamentos, como, por ejemplo, solo el de marketing o el de distribución. Una transformación digital, supone revisar todos los procesos para adaptar aquellos donde en análisis coste-beneficio lo soporte.

3. COMPARARSE CON UNA EMPRESA QUE NACE DIGITAL

Otro de los grandes errores que se comenten a la hora de abordar un proceso de este tipo es comparar a una empresa tradicional con una que, de nacimiento, ha sido digital. La metodología para crear una empresa digital de nuevo es radicalmente diferente a la metodología necesaria para cambiar un negocio.

4. NO TENER EN CUENTA TODAS LAS DIMENSIONES DE LA COMPAÑÍA

Una verdadera modificación del modelo de gestión implica normalmente un cambio de procesos, personas, recursos y tecnologías. No se pueden plantear modelos que, como mínimo, no revisen la necesidad de cambio de cada una de estas dimensiones.

5. NO CONTAR CON PROFESIONALES EXPERIMENTADOS

Todo proceso de cambio supone mucho más que la aplicación de una metodología, ya que como siempre la excelencia está en conocer y anticipar los riesgos e incidencias que puedan aparecer. En este punto, la experiencia del consultor/formador es muy importante para garantizar el éxito de la formación o de la implantación. Lo óptimo es contar con los servicios de profesionales que puedan acreditar experiencia en algún proceso completo de transformación.

 

Artículo originalmente publicado en, http://www.expansion.com/economia-digital/companias/2017/07/29/5978e36d468aeb82078b4698.html

 

4 razones por las que las soluciones de gestión de contenido estimulan la eficiencia operacional

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Las soluciones para gestión de contenido corporativo, o ECM, son importantes para el buen desempeño de los negocios por diversas razones. La definición y adopción de estrategias de gestión de contenido puede aumentar la colaboración, la eficiencia de los procesos y la seguridad de las informaciones. Eso se aplica a cualquier empresa, independiente del porte o del segmento.

Las demandas que vinculan a documentos en el día a día pueden ser tratadas de manera más simple. De esa forma usted podrá dedicar menos tiempo organizando y localizando documentos, y podrá dedicar más tiempo atendiendo a sus clientes y haciendo nuevos negocios.

Abajo, están 4 razones por las que las soluciones de gestión de contenido corporativo son un elemento fundamental para elevar la eficiencia operacional en las organizaciones:

1. Garantizan visibilidad detallada de los procesos

Las herramientas de ECM permiten que usted tenga visibilidad y control sobre toda la documentación generada por los procesos de negocio. Más que eso, permiten acompañar la situación de los documentos, identificar cuellos de botella y definir acciones para mejora y aumento de la eficacia de los procesos.

La automación de los procesos de gestión de contenido corporativo maximiza la productividad. Además, garantiza el control sobre los documentos y sobre las actividades vinculadas a ellos. Esas soluciones también contemplan recorridos de auditoría completos. A través de ellas es posible acompañar las diversas operaciones efectuadas en los documentos registrados en el sistema, bien como los usuarios que las realizaron. Es posible inclusive identificar y analizar los accesos que eventualmente hayan sido realizados de forma indebida.

2. Permiten la localización de contenido de forma simple e intuitiva

La importación de documentos de forma automática y la disponibilidad para consulta de forma instantánea son recursos que pueden ser encontrados en herramientas de gestión de contenido corporativo.

Eso se refleja en mejoras de productividad que pueden ser observadas tanto internamente como por los clientes. El acceso instantáneo a los documentos permite que los colaboradores presten un servicio con más calidad, suministrando respuestas inmediatas a los clientes.

Los documentos en papel y archivados en carpetas pueden tener su orden alterado sin control o pueden ser extraviados, generando bastante trastorno. Una estrategia de gestión de contenido bien definida lo ayudará a organizar (e-mails, documentos, planillas, diseños) y localizar las informaciones de forma simple y rápida.

3. Posibilitan uso compartido de contenido y colaboración

Compartir documentos entre diferentes departamentos, o aún hasta con clientes y proveedores, es una tarea corriquera en cualquier empresa. Actualmente las herramientas en nube o e-mail hacen esta tarea muy simple. No obstante, el riesgo de compartir un documento confidencial por engaño puede perjudicar a la empresa seriamente. Generalmente la situación no puede ser revertida.

La colaboración es otro gran beneficio proporcionado por las soluciones de ECM. Diversos usuarios pueden trabajar en el mismo documento en un ambiente único, en donde todas las alteraciones serán controladas. Usted tendrá la garantía de estar trabajando en la versión correcta y más reciente del documento. Eso elimina de forma definitiva el intercambio de e-mails, tratando de controlar las alteraciones de los documentos.

4. Dan soporte para el crecimiento de los negocios

Las herramientas de ECM maduras pueden soportar el crecimiento de la empresa y de los negocios por mucho tiempo. Probablemente, al inicio no serán demandados todos los recursos del producto. No obstante, ellos podrán atender otras necesidades en el futuro. La empresa no precisa preocuparse en permanecer “amarrada”, pues la solución se adaptará a las nuevas necesidades.

Además, las soluciones ofrecen diversos niveles de seguridad, permitiendo controlar quién puede acceder, editar o excluir informaciones como usuarios internos, clientes, proveedores, u otros aliados de negocio. Ese control de seguridad ayuda a cumplir políticas internas de seguridad de la información y demandas regulatorias externas.

Como vimos en este artículo, las soluciones para gestión de contenido permiten mejorar los controles sobre informaciones críticas, garantizando que los procesos alcancen niveles mayores de productividad y eficiencia. Además, las estrategias de gestión de contenido, cuando bien definidas, pueden traer resultados inmediatos.

Artículo originalmente publicado en https://blog.softexpert.com/es/gestion-de-contenido-eficiencia-operacional/

Outsourcing de Impresión una forma de disminuir gastos

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La contratación de servicios, principalmente en época de crisis, es una estrategia que las empresas utilizan para disminuir costos. Las posibilidades que brinda esta modalidad son amplias y los servicios pueden ser contratados para cualquier área del negocio.

En industrias Ales, compañía agroindustrial ecuatoriana, bajo la dirección del área de Tecnologías de Información y comunicación (TIC´s) contrató servicios de outsourcing de impresión. Por medio de un extenso análisis, la empresa decidió contratar los servicios de la empresa EC Solutions usando sus impresoras RICOH para incorporar centros de copiado en el edificio matriz de Industrias Ales tanto de Quito como de Guayaquil. De esta manera, centralizaron puntos importantes para generar más eficiencia y eficacia en los procesos.

Gloria Sandoval, gerente de TIC´s de Industriales Ales, junto con su equipo de trabajo, adoptó este mecanismo que representa beneficios económicos para la compañía. Se estima que para el final del año 2017 se ahorre entre 25 y 30 mil dólares en relación a gastos, respecto del año anterior. Los ahorros se evidencian en el consumo de papel, repuestos y mantenimiento de las impresoras.

EC Solutions incorporó centros de copiado con 4 impresoras de alto rendimiento para cada ciudad. El pago del servicio se mide por click, es decir que si se imprimen 20 hojas se cobrará 20 clicks. De esta manera, esta modalidad ha generado menor costo de impresión y menor gasto en insumos. Respecto a la seguridad de la información, a cada empleado se le asignó una clave personal que debe ingresar al momento de imprimir su documentación.

Además, de los centros de copiado se logró un valor añadido con la implementación de un módulo de gestión documental. En la primera fase, se centralizó en los centros de copiado la administración de los contratos. El encargado de impresión, también, digitaliza los contratos y los ubica en un índice que está al alcance del personal autorizado de la compañía. En este índice se incluye la fecha de inicio, vencimiento y responsable del contrato. Además, si este está próximo a vencerse, el sistema emitirá una alerta a la persona responsable del contrato para su seguimiento.

Para comprobar la viabilidad del contrato, el área de IT se basó en una investigación previa. “En algunos casos, personas que no utilizaban mucho la impresora tenían a su alcance impresoras de alto volumen, y en otros sucedía lo contrario, personas que requerían de una mejor impresora contaban con un producto de menor rendimiento”, mencionó Sandoval. Es por eso que el área decidió realizar una matriz para reubicar las impresoras.

Industrias Ales continua utilizando las impresoras que disponían antes de la reingeniería, y se las utiliza en áreas que presentan dificultades de movilización, y por lo tanto, no pueden acercarse al centro de copiado, como por ejemplo, el personal de bodega, envasado o planta de producción.

Tras haber culminado este proceso en la empresa, Gloria Sandoval, sugiere a las organizaciones que identifiquen costos ocultos y evalúen si es posible contratar servicios bajo externalización ya que los beneficios se evidencian al momento de su implementación.

Artículo originalmente publicado en http://www.itahora.com/analisis-y-tendencias/reingenieria-de-impresion-permite-disminuir-gastos/

5 tendencias que transformarán los negocios en 2017

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hombre en computador

En la actualidad, la transformación digital está impactando a todas las industrias a nivel mundial, quebrando modelos de negocio (hasta ahora) exitosos y creando nuevos competidores más ágiles e innovadores. De hecho, según un informe reciente de Frost & Sullivan patrocinado por Ricoh 1 se espera que en los próximos diez años los avances tecnológicos generen un crecimiento exponencial en múltiples sectores de la economía real, más veloz que en cualquier otro momento de la historia. Sin duda, la tecnología es un activo estratégico fundamental para toda empresa.

En este contexto, el rol de los líderes de las tecnologías de la información (TI) ha evolucionado desde la tradicional elección e implementación de tecnologías, a la gestión estratégica de la misma para mejorar los procesos y las condiciones de trabajo de sus clientes internos. De la misma forma, es cada vez más importante que el departamento de TI esté alineado con los objetivos del negocio – incluyendo crecimiento, innovación y rapidez de llegada al mercado – y se enfoque en acompañar a los usuarios de cada línea de negocio, tales como finanzas, ventas, marketing y operaciones.

Ante este panorama, Ricoh proporciona 5 macro tendencias que transformarán los negocios en 2017:

  1. Uso de herramientas de analíticos predictivos (AP): Una tecnología que está ganando rápidamente la atención de organizaciones en todo el mundo son los Analíticos Predictivos (AP). De acuerdo a los estudios más recientes de Frost & Sullivan, los ingresos generados globalmente por esta tecnología exhibirán un crecimiento anual compuesto (CAGR) del 25% entre 2016 y 2020, apalancado por la demanda de soluciones de inteligencia de negocios que brinden mayor agilidad y competitividad a las empresa. Los AP utilizan varios mecanismos de extracción de datos estructurados y no estructurados y herramientas tales como la minería de datos, inteligencia artificial, modelos estadísticos sofisticados y la identificación de patrones relevantes para el negocio. Por otra parte, las soluciones más novedosas de AP ofrecen paquetes de algoritmos que evalúan su propia performance, además de la del cliente, e identifican qué métricas son las más eficientes para medir de acuerdo a las características puntuales de cada negocio.
  1. Capitalización del Big Data: Según algunas estimaciones, el 90 por ciento de los datos existentes en el planeta se han generado en los últimos añ Además se espera que el Internet of Things (IoT) crezca de una base instalada de 15.4 mil millones dispositivos en 2015 a 30.7 mil millones dispositivos en 2020 y 75.4 mil millones en 2025. Y si bien estas son estadísticas increíbles, también es algo que presenta casi tantos retos como oportunidades debido a la cantidad de datos interconectados. A partir de ahí, lo que se necesita es un enfoque más fuerte hacia el negocio, y una evaluación más cercana de cómo los datos pueden aumentar la toma de decisiones. Un gran reto para los directores de TI será la forma de equilibrar la automatización y los algoritmos de una forma más eficiente y realista para su interpretación posterior. A veces, los gerentes se involucran en proyectos de datos sin considerar primero la infraestructura existente o las habilidades del personal.
  1. El concepto de “Todo como Servicio” (XaaS): El concepto de Todo como Servicio (XaaS) consiste en brindar acceso a un producto en un modelo bajo demanda, a través de pagos periódicos de acuerdo al uso real que le dé el cliente y sin la obligación de inversiones iniciales significativa Aunque la provisión de tecnología como servicio no es un concepto nuevo en el mundo empresarial, la creciente y masiva adopción de este modelo, así como su expansión a una diversidad de productos, trae como resultado que el XaaS esté maximizando el acceso de la tecnología a muchas organizaciones que tradicionalmente la ignoraban por completo (en especial, las Pymes). Más allá de desligar a las empresas de la gestión y actualización de la tecnología, el XaaS incrementa significativamente la agilidad de los negocios, tanto para adoptar nuevas soluciones, como para aumentar o disminuir la demanda de acuerdo a la evolución de los negocios. Este punto resulta fundamental en una región como América Latina donde los cambios de escenarios económicos obligan a las empresas a adaptarse en poco tiempo a nuevas exigencias.
  1. Movilidad Empresarial en todo su esplendor: Actualmente, el nuevo modelo de productividad pivotará en torno a fenómenos como el acceso remoto, el teletrabajo, el cloud, la tele presencia y el uso de los dispositivos personales en el trabajo, que definen el estilo de vida de los nativos digitales. Esto significa que los días de los CIOs donde sus funciones principales se centraban en mantener la red y los equipos están desapareciendo rápida Gartner predice que para el año 2017, se le pedirá a cerca de la mitad de todos los empleados suministrar sus propios dispositivos para el trabajo. Y en esta era del robo de datos e información, los CIOs necesitan una arquitectura global que pueda integrar de manera efectiva y segura todos los dispositivos personales dentro de las empresas de TI.
  1. Seguridad Cognitiva: La capacidad de los ciberdelincuentes para encontrar y aprovechar brechas de seguridad, evadir detecciones y ocultar actividades maliciosas se han vuelto cada vez más sofisticada Para 2017, la tendencia se centra en la seguridad cognitiva que se enfoca en descubrir patrones de ataques encubiertos y ocultos que de otra forma pasarían desapercibidos. El objetivo se centra en mejorar las capacidades de los analistas en seguridad utilizando sistemas cognitivos que automaticen la búsqueda de conexiones entre los datos, las  amenazas  emergentes y  las  distintas  estrategias  de protección 2 . Frente a esto, Ricoh aconseja a los directores de TI adoptar un enfoque proactivo e integral para la seguridad de  la información de la empresa, incluyendo avanzadas herramientas de inteligencia de detección de amenazas no solo para los dispositivos y las redes, en las cuáles se engloba el mayor gasto en seguridad actualmente, sino que también se tiene que poner foco en los procesos de información asociada al producto y/o servicio de la organización, los cuales agregan valor y logran la diferenciación en el mercado. En concreto, un sistema de seguridad con cualquier punto débil o desprotegido deja de ser seguro y se convierte en un sistema vulnerable y la vulnerabilidad es un riesgo para el negocio de forma holística y para su continuidad.

 

Artículo originalmente publicado en (Ricoh México – http://www.ricoh.com.mx/common_global/news/pdf/AR-Tendencias-2017.pdf)